Política de tratamiento de datos personales

Documento institucional

Política de tratamientos de datos personales

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1. Objetivo

Establecer los lineamientos y principios que guian el tratamiento, almacenamiento, uso, circulacion, transferencia y Protección de los datos personales recolectados por Organización Humana Integral S.A, garantizando el respeto de los derechos de privacidad, intimidad y Protección de datos personales de los titulares, conforme a la normativa vigente.

2. Alcance

De acuerdo con la Ley 1581 de 2012, esta Política se adopta para el uso adecuado de los datos personales adquiridos de usuarios, proveedores, empleados, contratistas, personas naturales y juridicas que presten servicios a la Organización bajo cualquier modalidad comercial o laboral, siempre que exista tratamiento de datos personales.

3. Responsable del tratamiento de datos

La Organización HUMANA INTEGRAL S.A., identificada con NIT 900008328-1, con domicilio principal en Valledupar, Carrera 19 #14-47 barrio San Vicente, correo electrónico lineadenuncias@ohisalud.com, es responsable del tratamiento y Protección de los datos personales.

4. Definiciones

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
Aviso de privacidad: Comunicacion verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se informa la existencia de las Políticas aplicables, la forma de acceder a ellas y las finalidades del tratamiento.
Dato público: Dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Incluye, entre otros, datos sobre estado civil, profesion u oficio, calidad de comerciante o servidor público y aquellos contenidos en registros y documentos publicos.
Datos sensibles: Datos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminacion, como origen racial o etnico, orientación Política, convicciones religiosas o filosoficas, afiliacion sindical, salud, vida sexual y datos biometricos.
Dato personal semiprivado: Dato sin naturaleza intima, reservada o pública, cuyo conocimiento puede interesar a su titular y a un grupo de personas o a la sociedad. Requiere Autorización expresa del titular.
Dato personal privado: Dato personal de naturaleza intima o reservada que solo interesa a su titular y requiere Autorización expresa para su tratamiento.
Dato personal público: Dato personal determinado expresamente por la constitucion y las normas como público, para cuyo tratamiento no se requiere Autorización del titular.
Tratamiento: Cualquier operacion o conjunto de operaciones sobre datos personales, como recoleccion, almacenamiento, uso, circulacion o supresion.
Transferencia: Envio de Información o datos personales por parte del responsable y/o encargado ubicado en Colombia a otro responsable dentro o fuera del país.
Transmision: Tratamiento de datos personales que implica su comunicacion dentro o fuera de Colombia para que el encargado trate los datos por cuenta del responsable.
Habeas data: Derecho de los titulares a conocer, actualizar y rectificar la Información recogida sobre ellos en bancos de datos y archivos de entidades publicas y privadas.
Titular: Persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.

5. Principios

La Organización Humana Integral S.A., en busca de garantizar la Protección de los datos personales, aplicara los siguientes principios que constituyen reglas para el tratamiento (recoleccion, almacenamiento, uso, circulacion, supresion, transferencia y transmision):

Principio de legalidad en materia de tratamiento de datos: El tratamiento de datos personales es una actividad reglada que debe sujetarse a las disposiciones vigentes y aquellas que las desarrollen.
Principio de libertad: El tratamiento solo puede realizarse con Autorización previa, expresa e informada del titular. Los datos no podran ser obtenidos ni divulgados sin Autorización, salvo disposicion legal o judicial.
Principio de finalidad: El tratamiento obedecera a una finalidad legitima de acuerdo con la Constitucion y la Ley, previamente informada al titular.
Principio de veracidad o calidad: La Información sujeta a tratamiento debe ser exacta, comprobable, comprensible y actualizada, evitando datos parciales o fraccionados que induzcan a error.
Principio de transparencia: Se garantizara al titular el derecho a obtener del responsable, en cualquier momento y sin restricciones, Información acerca de la existencia de sus datos.
Principio de acceso y circulacion restringida: El tratamiento se sujeta a los limites derivados de la naturaleza de los datos personales, la ley y la Constitucion. Solo podran acceder personas autorizadas por el titular o previstas en la ley.
Principio de seguridad: Se aplicaran medidas tecnicas, humanas y administrativas necesarias para proteger los registros y evitar adulteracion, pérdida, consulta o acceso no autorizado.
Principio de confidencialidad: Las personas que intervengan en el tratamiento estan obligadas a garantizar la reserva de la Información incluso después de finalizada la relacion con las labores del tratamiento.

6. Tipo de Información registrada

Los datos personales recolectados podran incluir, sin limitarse, a:

Nombres y apellidos completos.
Tipo y numero del documento de identidad (registro civil, tarjeta de identidad, cedula de ciudadanía, pasaporte, cedula de extranjeria o carne diplomatico).
Lugar y fecha de nacimiento, nacionalidad.
Edad, sexo, estado civil, idiomas que habla y creencias religiosas.
Escolaridad, profesion y ocupacion.
Dirección fisica habitual, Dirección de correo electrónico, numero de Teléfono fijo y celular.
Empleador, su ubicacion y sus datos de contacto.
Información Clínica del paciente, incluyendo antecedentes personales, familiares y epidemiologicos, resultados de examenes, consultas realizadas, medicamentos, diagnosticos, valoraciones y procedimientos.
Datos de contacto de familiares, responsables o representantes legales.
Habitos personales.
Información obtenida durante la revision de peticiones o quejas.
Información brindada a través de encuestas u otros instrumentos institucionales.

7. Derechos de los titulares

Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a responsables o encargados del tratamiento.
Solicitar prueba de la Autorización otorgada al responsable, salvo excepciones legales.
Ser informado por el responsable o encargado, previa solicitud, respecto del uso dado a sus datos personales.
Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a la normativa aplicable.
Revocar la Autorización y/o solicitar la supresion del dato cuando no se respeten principios, derechos y garantias constitucionales y legales.
Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

8. Redes sociales

Las redes sociales como Facebook, Instagram y X/Twitter constituyen plataformas complementarias de divulgacion de Información y no se encuentran bajo la responsabilidad de la Organización HUMANA INTEGRAL S.A. La Información que los usuarios suministren en estas plataformas no forma parte de los datos personales sujetos a esta Política, siendo responsabilidad de la plataforma correspondiente.

9. Finalidad del tratamiento

Conforme al objeto social de la Organización, la Información suministrada por el titular se requiere para recolectar, circular, almacenar, recaudar, procesar, actualizar y disponer de los datos con o sin ayuda de tecnología.

Prestacion adecuada de los servicios ofrecidos por la Organización.
Evaluar la calidad de los servicios.
Prevenir, monitorear, detectar, investigar, analizar y controlar amenazas o incidentes de seguridad informatica o de la Información.
Enviar Información institucional, publicitaria o comercial por correo físico, correo electrónico, mensajes de texto o cualquier otro medio de comunicacion.
Controlar el acceso a la Organización apoyado en medidas de seguridad y zonas de videovigilancia.
Reglamentar la firma del acuerdo de confidencialidad para la entrega de datos con proveedores.
Gestionar la seguridad de personas, bienes y activos de Información en custodia de la Organización.
Suministrar Información a autoridades y/o cooperar con ellas cuando sea requerido.
Prevenir, detectar, monitorear y controlar el lavado de activos y la financiacion del terrorismo.

10. Autorización del titular

La Organización HUMANA INTEGRAL requiere Autorización previa, expresa e informada para el tratamiento de datos personales, en medio físico o electrónico, salvo casos autorizados por la Ley 1581 de 2012.

10.1 Información que no requiere Autorización para su tratamiento

Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
Datos de naturaleza pública.
Casos de urgencia médica o sanitaria.
Tratamiento de Información autorizado por la ley para fines historicos, estadisticos o cientificos.
Datos relacionados con el Registro Civil de las personas.

10.2 Autorización para el tratamiento de datos personales sensibles

Cuando dicho tratamiento sea posible conforme al articulo 6 de la Ley 1581 de 2012, la Organización HUMANA INTEGRAL S.A. cumplira las siguientes obligaciones:

Informar al titular que, por tratarse de datos sensibles, no esta obligado a autorizar su tratamiento.
Informar de forma explicita y previa cuales datos seran sensibles y su finalidad, obteniendo consentimiento expreso.
Ninguna actividad podra condicionarse al suministro de datos personales sensibles.

11. Derechos de los titulares

Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a responsables o encargados del tratamiento.
Solicitar prueba de la Autorización otorgada a la Organización Humana Integral S.A. para el tratamiento de sus datos personales.
Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a la Ley 1581 de 2012.
Solicitar la supresion de sus datos y/o revocar la Autorización cuando no se respeten los principios, derechos y garantias constitucionales y legales.
Abstenerse de responder preguntas sobre datos sensibles, incluyendo aquellas sobre niños, niñas y adolescentes.
Acceder en forma gratuita, en las condiciones definidas en este documento, a sus datos personales objeto de tratamiento.
Exigir que la Información sea conservada con condiciones de seguridad para impedir adulteracion, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado.

12. Tratamiento de datos personales de niños y adolescentes

La Organización Humana Integral asegurara el respeto de los derechos prevalentes de niños, niñas y adolescentes, excepto cuando se trate de datos de caracter público y siempre que se cumplan los siguientes requisitos:

Que el tratamiento responda y respete el interes superior de los niños y adolescentes.
Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales.
Que se cumplan los requisitos legales para el tratamiento, como Autorización, finalidad e Información de deberes y derechos del titular.
Cumplidos los anteriores requisitos, el representante legal otorgara la Autorización a la Organización.

13. Revocatoria de la Autorización y/o supresion de datos personales

Los titulares podran solicitar en todo momento la supresion de sus datos personales y/o revocar la Autorización otorgada para su tratamiento. Esto no procedera cuando exista deber legal u obligacion contractual que requiera la permanencia de los datos en las bases de la Organización.

La solicitud debe presentarse por escrito a través de:

Por medio físico, solicitud radicada en correspondencia en la Carrera 19 #14-47, barrio San Vicente, Valledupar, Cesar.
Horario de oficina: lunes a viernes de 08:00 AM a 12:00 PM y de 02:00 PM a 06:00 PM; sabados de 08:00 AM a 12:00 PM.
Por medio electrónico al correo: lineadenuncias@ohisalud.com. La Organización respondera por el mismo medio en que fue formulada la solicitud.

14. Deberes de los responsables y encargados del tratamiento

14.1 Deberes de los responsables del tratamiento

Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de habeas data.
Solicitar y conservar copia de la Autorización otorgada por el titular.
Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recoleccion y los derechos que le asisten.
Conservar la Información bajo condiciones de seguridad adecuadas.
Garantizar que la Información suministrada al encargado sea veraz, completa, exacta, actualizada y comprensible.
Actualizar la Información y comunicar oportunamente novedades al encargado del tratamiento.
Rectificar la Información cuando sea incorrecta.
Suministrar al encargado únicamente datos cuyo tratamiento este previamente autorizado.
Exigir al encargado el respeto de las condiciones de seguridad y privacidad.
Tramitar las consultas y reclamos en los terminos legales.
Informar al encargado cuando determinada Información este en discusion por parte del titular.
Informar al titular sobre el uso dado a sus datos cuando sea solicitado.
Informar a la autoridad de Protección de datos sobre violaciones de seguridad que impliquen riesgos para titulares.
Cumplir las instrucciones y requerimientos de la Superintendencia de Industria y Comercio.

14.2 Deberes de los encargados del tratamiento

Garantizar al titular el pleno y efectivo ejercicio del derecho de habeas data.
Conservar la Información bajo condiciones de seguridad para impedir adulteracion, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado.
Realizar oportunamente la actualizacion, rectificacion o supresion de los datos en terminos de ley.
Actualizar la Información reportada por los responsables dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a su recibo.
Tramitar consultas y reclamos formulados por los titulares en los terminos legales.
Adoptar Políticas y procedimientos para garantizar el cumplimiento de la ley y la Atención de consultas y reclamos.
Registrar en la base de datos la leyenda "reclamo en tramite" en la forma establecida por la ley.
Insertar la leyenda "Información en discusion judicial" cuando corresponda por orden de autoridad competente.
Abstenerse de circular Información controvertida por el titular cuando su bloqueo haya sido ordenado por la autoridad.
Permitir el acceso a la Información únicamente a personas autorizadas.
Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio sobre violaciones de seguridad que impliquen riesgos para titulares.
Cumplir las instrucciones y requerimientos de la Superintendencia de Industria y Comercio.

15. Procedimiento para la realizacion de consultas

Los titulares o causahabientes podran consultar sus datos personales que reposen en las bases de datos de la Organización. El término máximo para responder consultas es de quince (15) días hábiles contados desde la fecha de recibo.

Si no es posible atender la consulta dentro de ese término, se informaran los motivos de la demora y la nueva fecha de respuesta, que no podra superar cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

16. Procedimiento para la realizacion de reclamos

Cuando el titular considere que la Información deba corregirse, actualizarse, suprimirse o revocarse por presunto incumplimiento de la Ley 1581 de 2012, podra presentar solicitud con:

Nombre del peticionario o solicitante.
Numero de identificacion del solicitante o peticionario.
Dirección del domicilio.
Descripción clara y precisa de los hechos que fundamentan la solicitud.
Documentos que requiera sean validados.

Si la solicitud resulta incompleta, la Organización requerira al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes para subsanar. Transcurridos dos (2) meses sin respuesta, se entendera desistido el reclamo.

Si quien recibe el reclamo no es competente, lo trasladara a quien corresponda dentro de dos (2) días hábiles e informara al interesado.

Una vez recibido el reclamo completo, se incluira en la base de datos la leyenda "reclamo en tramite" y su motivo dentro de dos (2) días hábiles, y se mantendra hasta su decision.

El término máximo para atender el reclamo sera de quince (15) días hábiles desde el dia siguiente al recibo. Si no fuere posible, se informaran los motivos de la demora y la nueva fecha, que no podra superar ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

17. Requisito de procedibilidad

El titular o causahabiente solo podra elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el tramite de consulta o reclamo ante el responsable o encargado del tratamiento de datos personales.

18. Transferencia y transmision internacional de datos personales

Las transmisiones internacionales de datos personales entre responsable y encargado para realizar tratamiento por cuenta del responsable no requeriran Información al titular ni su consentimiento cuando exista contrato en los terminos del articulo 25 de la Ley 1581 de 2012.

La Organización Humana Integral S.A podra hacer transferencia de datos en los siguientes casos:

Información respecto de la cual el titular haya otorgado su Autorización expresa e inequivoca para la transferencia.
Intercambio de datos de caracter medico cuando el tratamiento del titular lo exija por razones de salud o higiene pública.
Transferencias bancarias o bursatiles, conforme a la legislacion aplicable.
Transferencias acordadas en el marco de tratados internacionales en los cuales la Republica de Colombia sea parte, con fundamento en el principio de reciprocidad.
Transferencias necesarias para la ejecucion de un contrato entre el titular y la Organización, o para medidas precontractuales, con Autorización del titular.

19. Seguridad de la Información

La Organización, a través de esta Política, garantiza el cumplimiento del principio de seguridad de la Ley 1581 de 2012 mediante medidas fisicas, tecnologicas y administrativas. Ademas, asegura el tratamiento con terceros por medio de obligaciones contractuales con proveedores y contratistas que apoyen la prestacion de servicios de salud.

20. Vigencia de la Política

Esta Política rige desde su fecha de publicacion y es de obligatorio cumplimiento para encargados y colaboradores de la Organización Humana Integral S.A.

Política de Tratamiento de Datos Personales